Solicitação de Diárias e Passagens

INSTRUÇÃO NORMATIVA 003/2023 - CEAPG-LETRAS

1. Orientação à Comunidade da Pós-graduação de Letras:

1. No início do semestre, o Responsável pelo SCDP em parceria com o CEAPG – Letras enviam para a comunidade da Pós-graduação de Letras um e-mail padrão 3.1 sobre as Rotinas para Solicitação de Diárias e Passagens.

 

2. Solicitação de Diárias e Passagens:

1. COM ANTECEDÊNCIA MÍNIMA DE 45 DIAS, o proposto deve apresentar os documentos necessários, via e-mail (encaminhando para o respectivo programa, exceto se se tratar do Edital de Auxílios e de Diárias e Passagens para participação em Eventos que possui endereço de e-mail específico). Abaixo, a documentação exigida para cada situação:

- No caso de BANCAS DE QUALIFICAÇÃO OU DEFESA

• Formulário de Solicitação de diárias e Passagens;
• Formulário de Indicação de Banca;
• Currículo profissional ou Lattes quando colaborador eventual ou outros.

- Para PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS NO PAÍS

• Formulário de Solicitação de diárias e Passagens;
• Convite, carta de aceite ou comprovante de inscrição (a depender do caso);
• Programação/Cronograma do Evento;
• Currículo profissional ou Lattes quando colaborador eventual ou outros.

- Para REALIZAÇÃO DE TRABALHO DE CAMPO/COLETA DE DADOS

• Formulário de Solicitação de diárias e Passagens;
• Cronograma detalhado de atividades assinado.

- Para PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS NO EXTERIOR

• Formulário de Solicitação de diárias e Passagens;
• Formulário de Dados Exclusivos para SCDP;
• Convite, carta de aceite ou comprovante de inscrição (a depender do caso);
• Tradução do convite, carta de aceite ou comprovante de inscrição (a depender do caso);
• Programação/Cronograma do Evento;
• Publicação do afastamento no DOU;
• Currículo profissional ou Lattes quando colaborador eventual ou outros.

 

2. Servidor do Programa inclui o pedido na pauta da Reunião de Colegiado.

 

3. Após Reunião de Colegiado:

1. Caso seja um Edital de Auxílio, o resultado será divulgado no site, caso contrário, o Programa dará ciência ao solicitante da aprovação ou não do seu pedido através de um e-mail padrão 3.2;  

2. Em caso de aprovação, o Programa dará ciência ao servidor responsável pela SCDP, através de um e-mail padrão 3.3, contendo os seguintes documentos:

• ofício assinado pela Coordenação (ver modelo), com o nome do proposto, o pedido de diárias e passagens, atividade a ser desenvolvida e o período;*
• se viagem ao exterior será necessário também uma cópia da ata com a aprovação da despesa;
• toda documentação pertinente ao evento/atividade, quando for o caso.

 

*ATENÇÃO – Por lei, a concessão de diárias é um direito daquele a quem é concedido passagem e não pode ser negada. A exceção é para o proposto que não necessitará pagar alojamento ou falta de verba do Programa. Toda e qualquer negativa deve ser justificada no ofício.  

 

4. Solicitação de Diárias e Passagens:

1. Servidor responsável pelo financeiro faz a cotação das passagens e reservas no sistema respectivo e posterior inserção dos documentos no SCDP e submete para avaliação da autoridade superior;

2. Diariamente, o Servidor acompanha o PCDP e, uma vez autorizado o pedido, conclui o cadastro no SCDP e realiza os ajustes que forem necessários;

3. Após aprovação das diárias e/ou passagens, o Servidor responsável pela SCDP comunica o solicitante, através de e-mail padrão 3.4, chamando a atenção para o bilhete que será enviado por e-mail pela empresa responsável pela compra das passagens, quando for o caso, e orientando também a respeito da Prestação de Contas;

4. Registrar na planilha de Controle Financeiro PROAP os valores de diárias e passagens concedidas por proposto;

5. Registrar na Agenda do Financeiro da Pós: Período do evento (identificado com o Proposto e se se trata de Diárias e/ou Passagens), o dia útil seguinte ao evento para lembrete do Relatório de Prestação de Contas no prazo de 3 dias e 15 dias depois para cobrança de pendência da Prestação de Contas.

 

5. Prestação de Contas:

1. Servidor responsável pelo financeiro verifica diariamente a agenda do Financeiro da Pós pra identificar se há alguma necessidade de notificação ao Proposto para Prestação de Contas, através de e-mail padrão 3.5 e/ou 3.6, seja no dia seguinte ou 15 dias após o término do evento;

2. Caso o proposto envie o Relatório no prazo, retirar o lembrete de pendência do Calendário do Financeiro;

3. Incluir o Relatório de Prestação de Contas no SCDP juntamente com toda documentação comprobatória;

4. Diariamente, o Servidor verifica o encerramento dos PCDP.