INSTRUÇÃO NORMATIVA 002/2023 - CEAPG-LETRAS

ATIVIDADE: EXAME DE QUALIFICAÇÃO (desde a indicação de banca até o pós-defesa)

1. Orientação à Comunidade da Pós-graduação de Letras:

1. No início do semestre, o CEAPG – Letras envia para à comunidade da Pós-graduação de Letras um e-mail padrão 2.1 sobre as Rotinas para o Exame de Qualificação (no caso do PPGLitCult, apenas alunos do Doutorado).

2. Indicação de Banca:

a)       COM ANTECEDÊNCIA MÍNIMA DE 45 DIAS DA DATA PROVÁVEL DA DEFESA:

- O/A Orientador(a) entrega ao Colegiado, devidamente preenchidos

•  o Formulário de Indicação de Banca do Exame de Qualificação de Mestrado/Doutorado;
•  o Formulário de Diárias e Passagens, se for o caso; e
• realiza o cadastro prévio de Banca no SIGAA (não incluir os suplentes);

- e o/a Orientando/a entrega

• o Exemplar Digital em formato PDF* (a ser enviado ao e-mail do Colegiado, com cópia para o Orientador e para exemplares.ppglitcult@gmail.com ou exemplares.ppglinc@gmail.com ou exemplares.profletras@gmail.com, a depender do curso. O Assunto do e-mail deverá seguir o formato “Versão para Qualificação: Nome Completo do aluno – Nível (Mestrado ou Doutorado) – Ano”);
• e para a Qualificação de Doutorado do PPGLinc/PPGLitCult, o Formulário de Créditos de Publicação, juntamente com o mínimo de 50% dos Créditos e o Parecer do Orientador sobre eles.

b)      Servidor confere se toda a documentação foi entregue e se está completamente preenchida. Os documentos devem ser salvos na Pasta de cada Programa com o seguinte caminho: em “Acadêmico” “Defesa” à “Ano das Defesas” à “Qualificação” à “Nome do Aluno”;

c)      O Servidor inclui esta solicitação na Pauta da próxima Reunião e sinaliza a Coordenação sobre a chegada desses documentos.

3. Após Reunião de apreciação da Banca:

1. Em caso de aprovação, se Qualificação Presencial ou Híbrida, alocar sala;

2. O servidor comunica Orientador e Aluno da decisão, via e-mail padrão 2.2. Em caso de aprovação, informar ainda os procedimentos para cada tipo de Qualificação (Presencial/Remota ou Híbrida), inclusive sobre o Registro de banca no SIGAA no prazo de 72horas úteis, caso o Orientador já não o tenha feito;

3. A documentação tendo sido aprovada (ainda que seja ad referendum), com antecedência mínima de 30 dias da Qualificação, prazo mínimo estabelecido pelo REGPG para repasse da Versão para Defesa aos membros da Banca, os servidores técnicos do CEAPG serão os responsáveis por tal repasse (e-mail padrão 2.3);

4. O Programa notifica também o servidor responsável pelas Solicitação de Diárias e Passagens dos pedidos aprovados e envia a documentação pertinente (vide INSTRUÇÃO NORMATIVA 003/2023 – CEAPG-LETRAS);

5. Registrar no Calendário de Bancas: Notificação ao Professor, Verificação de Cadastro de Banca e link da defesa (1 semana após a notificação), Data da Qualificação;

6. Uma semana após aprovação, verificar se o Orientador já cadastrou Banca no SIGAA e se encaminhou link da defesa, no caso da Qualificação Remota.

7. Publicar no site do Programa dia, horário e local/link da Qualificação;

4. Para a Qualificação:

1. O servidor elabora a ata de qualificação (no CEAPG);

2. Ao verificar se o Professor cadastrou a Banca, elaborar ata de Qualificação e enviar e-mail padrão 2.4 com o Ritual para Defesa, a ata e orientações sobre assinatura da mesma a depender do tipo de defesa (se for presencial/híbrida informar novamente a sala e a necessidade de assinatura de todos os presentes e, se for remota, basta assinatura do Orientador e do Orientando via SIPAC ou GOV.br) e como fazer.

5. Após a Qualificação:

1. Orientador assina a ata juntamente com os membros que forem necessários a depender do tipo de banca. Feito isto, ele encaminha ata assinada ao Colegiado e, em caso de defesa remota, também a gravação;

2. Após a devolução da ata, o servidor encaminha ao Presidente e-mail padrão 2.5 com as declarações dos membros da Banca;

3. O servidor consolida atividade no SIGAA;

4. Em caso de Defesa remota, baixar o vídeo da Qualificação.