INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2023 - CEAPG-LETRAS ATIVIDADE: DEFESA E CONCLUSÃO DE CURSO (desde a indicação de banca até a solicitação de diploma)
1. Orientação à Comunidade da Pós-graduação de Letras:
a) No início do semestre, o CEAPG – Letras envia para à comunidade da Pós-graduação de Letras um e-mail padrão 1.1 sobre as Rotinas para Defesa e Conclusão de Curso.
2. Indicação de Banca:
a) COM ANTECEDÊNCIA MÍNIMA DE 45 DIAS DA DATA PROVÁVEL DA DEFESA: - O/A Orientador(a) entrega ao Colegiado, devidamente preenchidos
=> o Formulário de Indicação de Banca de Mestrado/Doutorado; o Formulário de Diárias e Passagens, se for o caso; e
=> realiza o cadastro prévio de Banca no SIGAA (não incluir os suplentes); - e o/a Orientando/a entrega
=> o Formulário de Requerimento de Defesa;
=> o Formulário de Créditos de Publicação, juntamente com os Créditos (no caso do PPGLinc/PPGLitCult) e o Parecer do Orientador sobre eles; e
=> o Exemplar Digital em formato PDF* (a ser enviado ao e-mail do Colegiado, com cópia para o Orientador e para exemplares.ppglitcult@gmail.com ou exemplares.ppglinc@gmail.com ou exemplares.profletras@gmail.com, a depender do curso. O Assunto do e-mail deverá seguir o formato “Versão para Defesa: Nome Completo do aluno – Nível (Mestrado ou Doutorado) – Ano”);
b) Servidor confere se toda a documentação foi entregue e se está completamente preenchida. Os documentos devem ser salvos na Pasta de cada Programa com o seguinte caminho: em “Acadêmico” “Defesa”
=> “Ano das Defesas”
=> Pasta do Tipo de Defesa “Mestrado ou Doutorado”
=>“Nome do Aluno”
c) O Servidor inclui esta solicitação na Pauta da próxima Reunião e sinaliza a Coordenação sobre a chegada desses documentos.
3. Após Reunião de apreciação da Banca:
a) Em caso de aprovação, se Defesa Presencial ou Híbrida, alocar sala;
b) O servidor comunica Orientador e Aluno da decisão, via e-mail padrão 1.2. Em caso de aprovação, informar ainda os procedimentos para cada tipo de Defesa (Presencial/Remota ou Híbrida), inclusive 2/3 sobre o Registro de banca no SIGAA no prazo de 72horas úteis, caso o Orientador já não o tenha feito;
c) ATENÇÃO: A documentação tendo sido aprovada, ainda que seja ad referendum, com antecedência mínima de 30 dias da Defesa, prazo mínimo estabelecido pelo REGPG para repasse da Versão para Defesa aos membros da Banca, os servidores técnicos do CEAPG serão os responsáveis por tal repasse (e-mail padrão 1.3);
d) O Programa notifica também o servidor responsável pelas Solicitação de Diárias e Passagens dos pedidos aprovados e envia a documentação pertinente (vide INSTRUÇÃO NORMATIVA 003/2023 – CEAPG-LETRAS);
e) Registrar no Calendário de Bancas: Notificação ao Professor, Verificação de Cadastro de Banca e link da defesa (1 semana após a notificação), Data da Defesa, Cobrança da Versão Final (60 diasapós defesa); f) Uma semana após aprovação, verificar se o Orientador já cadastrou Banca no SIGAA e se encaminhou link da Defesa, no caso da Defesa Remota.
g) Publicar no site do Programa dia, horário e local/link da Defesa;
4. Para a Defesa:
a) Ao verificar se o Professor cadastrou a Banca, enviar e-mail padrão 1.4 com orientações sobre como lançar/alterar parecer, o número da ata, vídeo ilustrativo e Ritual de Defesa. Se a Defesa for presencial/híbrida informar novamente a sala e a necessidade de assinatura de todos os presentes e, se for remota, basta assinatura do Orientador e do Orientando via SIPAC ou GOV.br (e como fazer).
5. Após a Defesa:
a) Orientador lança parecer no SIGAA, gera ata e assina juntamente com os membros que forem necessários a depender do tipo de banca. Feito isto, ele encaminha ata assinada ao Colegiado e, em caso de Defesa remota, também a gravação;
b) Após a devolução da ata, o servidor encaminha ao Presidente e-mail padrão 1.5 com as declarações dos membros da Banca;
c) O servidor consolida atividade no SIGAA e envia e-mail padrão 1.6 ao aluno, com cópia para o Orientador, notificando que o aluno tem 60 dias para emissão de uma Versão Final e, findadas as adequações, após aprovação do Orientador, o aluno deverá depositar no RI e nos enviar o link do depósito. Além disso, ambos deverão executar, no que lhes competem, os passos 2 e 3 do SIGAA e nos notificar;
d) Em caso de Defesa remota, baixar o vídeo da Defesa;
e) Caso o aluno não nos notifique, 60 dias após defesa, verificar se ele submeteu versão final no SIGAA e se o Orientador aprovou (passo 3);
6. Recepção da Versão Final:
a) Após o envio do link do depósito no RI pelo aluno, o servidor confere no SIGAA em que situação ele está, executa o passo 8 e notifica-o a situação em que se encontra (e-mail padrão 1.7);
b) Servidor inclui na pauta da próxima Reunião de Colegiado;
c) Elaborar prévia da ata de homologação.
7. Reunião de Homologação:
a) Leitura e submissão da ata para aprovação e assinatura dos membros;
b) Após a Reunião, baixar os documentos do aluno para constituir o processo de 1ª Via de Diploma (conferir se no documento consta a naturalidade);
c) executar o passo 10 no SIGAA, baixar o formulário de emissão de diploma e conferir se os dados estão corretos.
8. Solicitação da Primeira Via de Diploma:
a) Abrir processo de Primeira via de Diploma no SIPAC, colocando o(a) aluno(a) como assinante do Formulário de Emissão de Diploma.
9. Divulgação do Trabalho Final:
a) Divulgar no site o trabalho final do(a) Aluno(a), através do link do RI.
10. Plataforma SUCUPIRA:
a) Enviar e-mail padrão 1.8 à Coordenação do Curso informando que o aluno já está regular com todos os procedimentos de conclusão de curso e assim já é possível proceder com os registros na Plataforma SUCUPIRA.